Wat moet u bewaren?

Ondernemers zijn verplicht hun administratie zeven jaar te bewaren. Doen zij dat niet, dan kunnen zij te maken krijgen met omkering van de bewijslast. De ondernemer moet bewijzen dat een aanslag onjuist is. In twee procedures heeft de Hoge Raad onlangs bepaald welke gegevens moeten worden bewaard en wat de gevolgen zijn voor de bewijslast als die gegevens niet worden bewaard.

De eerste procedure ging over navorderingsaanslagen die met omkering van de bewijs- last waren opgelegd aan een horecaondernemer. Deze ondernemer maakte voor de opname van zijn bestellingen gebruik van een bestelcomputer. Deze bestelcomputer had een beperkte opslagcapaciteit, waardoor de detailgegevens van de bestellingen niet voor lange tijd konden worden bewaard. Omdat het ook niet mogelijk was om deze gegevens te exporteren, werden deze detailgegevens na enige tijd gewist.

De Hoge Raad oordeelt dat de ondernemer deze gegevens niet mocht wissen.Wel verzacht de Hoge Raad dit oordeel door te bepalen dat toch aan de bewaarplicht is voldaan als de administratie voldoende andere gegevens bevat voor de controle van de omzet. Als de omzet aan de hand van andere gegevens op juistheid kan worden gecontroleerd, wordt de bewijslast dus niet omgekeerd.

In de tweede procedure oordeelt de Hoge Raad dat de bewijslast niet wordt omgekeerd als de gewiste gegevens niet van belang zijn voor de juistheid van de aanslag. Dat betekent dat de bewijslast voor een aanslag loonbelasting niet wordt omgekeerd, als gegevens over de omzet ontbreken.